記

1　改正の内容

(1)　服務規則及び旅費規程(出張命令関係)

出張命令については、服務規則において「出張は出張命令簿で命」じ、旅費規程で「旅行は、企業長の発する出張命令によって行」うこととされているが、実務的には、「出張命令簿」は存在せず、また事実上の出張命令簿である「出張伺並復命書」には旅行行程が入っていない。そのため、上位規定である服務規則で、出張は命令簿ではなく、出張命令で行うこととし、旅費規程で命令方法を「出張命令は、「出張命令並復命書(兼旅費請求書)」により行う」という形で整理した。

(2)　会計規程(会計事務関係)

第3条(物品取扱主任)関係

物品取扱主任の職務は、「物品購入及びたな卸資産に関する出納事務」とされているが、会計規程においても実務上も、物品購入は主管課長が行っていることから物品取扱主任の職務から削ることとした。

第23条(支出の手続)関係

事務分掌規則第7条第3項第6号で「固定資産の取得及び食糧費、交際費を除く1件30万円未満の支出負担行為」で課長専決の共通事項として認めており、支出負担行為の権限は庶務課長だけではないことから「庶務課長」を「主管課長」とするとともに、支出負担行為の手続きにおいて内容が軽易のものについては支出負担行為伺書によることができることとするため、文書に支出負担行為伺書を加えた。

また、第23条の2として、支出負担行為の整理時期等を明確にするため、整理区分を別に定める規定を新たに設けた。

第25条の2(概算払)関係

同じ精算手続きでありながら資金前渡の手続き(第25条第3項)と表現が違うので、これを合わせた。

第28条(口座振替のできる金融機関)関係

当企業団の所在地である三笠市内には出納取扱金融機関である空知信用金庫三笠支店しかないため、金融機関の種類を規定している1号と2号をまとめた。

第29条(口座振替の手続等)関係

当企業団では、現在の規定では読み取れないインターネットバンキングによる送金手続きを現に行っていることから、実態に合わせ、口座振替依頼書に代え、他の方法(インターネット等)を用いたデータによる送金を明示するほか、口座振替の手続きを明確化した。

文言整理

第10条(帳簿の種類及び保管)及び第77条の2(行政財産の目的外使用許可)

(3)　事務分掌規程(事務分掌関係)

第5条(職員の職務)関係

職員の職務については、係長までしか規定されていないことから、係員まで規定した。

第8条(水道技術管理者の同意)関係(新設)

北海道岩見沢保健所の水道法に基づく立入検査において、かねてより、水道技術管理者の決裁がないことについて指摘されていることから、水道法の水道技術管理者の権限に属する事項については水道技術管理者の合議を得ることを明確化した。

2　改正後の事務処理について

(1)　出張命令関係

①規則等の改正に伴い、出張命令の様式を改めたので、新様式を使用すること。

(2)　会計規程関係

①改正規程に基づき、支出負担行為整理区分表(以下「区分表」という。)を定めたので、支出負担行為の整理にあたっては区分表に基づくこと。

②支出負担行為伺書の作成時期や留意点を記載した「支出負担行為整理区分表の留意事項」及び起案による場合や支出負担行為伺書による場合など支出負担行為手続きのパターンに分けて、起案日等の日付や決裁区分、支払時の必要書類等を記した「手続きパターン別支出負担行為伺書の作成方法」を策定したので、事務処理にあたって参考とされたい。

③入札を行う事務については別添「入札を要する契約事務について」に基づき、事務処理をすること。

(3)　事務分掌規程関係

①水道法の水道技術管理者の職務の権限に属する事項については、水道技術管理者の合議を得ること。なお、水道技術管理者は管理課長等他の課長職もあわせて任命されているが、独立した存在であるので、例えば管理課長のラインの決裁であっても水道技術管理者の合議は必要となる。

※添付書類

・就業規則等の新旧対照表

・支出負担行為整理区分表

・支出負担行為整理区分表の留意事項

・手続きパターン別支出負担行為伺書の作成方法

・定期(分割)払会計確認表

・出張命令兼復命書

・旅費事務の流れ

・入札を要する契約事務について

支出負担行為整理区分表

支出負担行為整理区分表の留意事項

※　長期継続契約、継続費、債務負担行為等による複数年契約については、各年度の当初に支出負担行為伺を取ること。

※　ここでいう「見積書」は法令等で契約の相手方を決めるときに提出を求める「見積書」をいう。→契約金額が適正であることを確認することが提出の目的。

※　契約書等による場合、契約締結の決裁が支出負担行為の決裁となり、支出負担行為伺書は支出負担行為の確認書として取り扱うので、決裁欄には「別途決裁済」と記載し、担当者の確認印を押印すること。

※　支出負担行為伺書による場合は、内訳を記載の上、見積書を添付すること。

※　物品の購入や役務の提供のうち、別に定める場合(少額で伺いに明細が記載されている場合や契約規程の運用に基づく場合、競争入札を行っている場合等)にあっては、見積書を省略することができる。

※　支出時には、原則として、義務的経費を除き、履行を確認した書類(検査調書、検収印)等を添付すること。

※定期(分割)払会計確認表を用いて支払うを行うものの例…定額を定期的に支払うもの

手続きパターン別支出負担行為伺書の作成方法

旅費事務の流れ

(イ)　精算払

1　旅行者は、出張命令並復命書(兼旅費請求書)に出張地名、日程、用務を入力したデータをメールにて送付するとともに、(ハ)1の関係書類を併せて庶務課に提出する。

なお、宿泊を伴わない場合は、起点及び終点(自宅、企業団など)並びに使用する交通手段(JR、公用車など)をメール本文に記載すること。

2　庶務課は、データで提出を受けた出張命令書並復命書(兼旅費請求書)に旅費の計算及び入力をし、提出された関係書類と併せて紙で返却する。

3　旅行者は、返却された出張命令並復命書(兼旅費請求書)及び関係書類により、決裁をとる。

4　旅行者は、旅行が終わった後、用務の顛末を記載し、速やかに復命する。

5　旅行者は、復命を完了した出張命令並復命書(兼旅費請求書)及び関係書類を庶務課に提出する。

6　庶務課は、提出された書類をもとに日程、路程及び旅費について審査し、審査の結果、適当と認められる旅費を支給する。

(ロ)　概算払

1～3　(イ)精算払1～3と同様

4　旅行者は、許可を受けた出張命令並復命書(兼旅費請求書)を庶務課へ提出する。

5　庶務課は、提出を受けた後、旅費を支給し、出張命令並復命書(兼旅費請求書)を旅行者へ返却する。

6～7　(イ)精算払4～5と同様

8　庶務課は、提出された書類をもとに日程、路程及び旅費について審査し、精算する。

9　審査の結果、過不足が生じた場合は、追給または戻入する。

(ハ)　共通事項

1　添付する関係書類について

(1)　伺い

①　目的地及び日程がわかる会議等の開催案内(打合せなど通知等がない場合は、データ提出時にその旨を記載する)

②　航空賃がある場合は、航空賃の領収書又は航空賃の確認ができるもの

③　宿泊を伴う場合は、旅程表(起点から終点までの各行先、時刻、交通手段、宿泊先)

(2)　復命

①　(1)伺い①及び③

②　航空賃がある場合は、搭乗したことが確認できるもの(航空券の半券、搭乗証明書等)

③　パック旅行を利用した場合は、領収書

④　タクシーを使用した場合は、領収書

入札を要する契約事務について

1　入札・契約依頼に当たって

・入札を行うものの契約事務については、庶務課が行うが、実施伺い(工事の起工に相当するもの)は発議課(予算要求課または当該事務所管課)が行い、決裁終了後、庶務課に回付すること。

・その後、庶務課において、入札実施の決裁を取り、指名通知又は入札公告を行い、入札を行う。

・契約締結後、庶務課から発議課に決裁書類一式を回付する。

・実施伺いには、競争入札を行える内容の仕様書を盛り込むこと。特定の業者でなければ契約の目的を達成できない場合は随意契約とする。

・随意契約となる場合は、発議課において、随意契約の理由を記載すること。

・実施伺いの表題例

「○○業務の実施について」「○○の借入(リース、賃貸借)について」

「○○の整備について」等

・実施伺いの記載内容

「このことについて、別紙(下記)のとおり実施したい。」

(別紙)

・業務概要　・設計額(積算内訳　別紙)

・業務場所　・仕様(書)

・業務期間　・予算科目及び予算(残)額

2　契約書を取り交わす場合の支出負担行為伺い

・支出負担行為伺書は契約日を起案日として発議課が作成し、決裁を受けること。

・支出負担行為伺書の決裁欄は、「別途決裁済み」と記載の上、記載内容が契約書と一致していることを確認し、起案者印を押印すること。

・納品又は事務の完了後、発議課の課長において検収を行い、支出負担行為伺書の検収欄に押印すること。(検収調書を作成した場合は、調書と同じ日付を記入)

・支払時に、支払伝票に上記支出負担行為伺書と契約書写し等を添付し支払決裁を受けることとする。

※　起工～入札・契約～検査・受渡まで決裁書類により支出負担行為を行っている場合、「支出負担行為伺書」は契約確認調書という位置づけで、起工～契約伺い(＋検収調書)までの役割を果たすものとして扱う。

○契約事務の流れ